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Digitalisieren von Akten / Dokumenten

Ein Mitarbeiter digitalisiert eine große Zeichnung mit dem Großformatscanner

Akten / Dokumente digitalisieren / scannen in Berlin

Die nbw ist ein erfahrener und flexibler Scandienstleister in Berlin und bietet individuelle Leistungen und Lösungen rund um das Thema Aktendigitalisierung.
Wir übernehmen das Digitalisieren von Akten (Aktenordner scannen – Papierdokumente) nach Ihren Vorgaben. Dabei digitalisieren wir Dokumente in den Größen von einer Visitenkarte bis zum Format DIN A0. Zum Digitalisieren Ihrer Dokumente setzen wir modernste Technik (Einzugs-, Flachbett- und Großformatscanner) ein. Nach dem Digitalisieren erfolgt eine gründliche manuelle Qualitätskontrolle. Dadurch können wir eine hohe Qualität gewährleisten.

Sie planen ein Digitalisierungsprojekt?

Sie wollen Ihre Akten digitalisieren / scannen lassen?

Wir haben für Sie einen Leitfaden zur Digitalisierung von Akten mit den wichtigsten Fragen und Antworten zu diesem Themenbereich erstellt.

Preise

Hier finden Sie ein Berechnungsbeispiel mit Preisen für ein typisches Projekt zur Aktendigitalisierung.

Datenschutz / Sicherheit

Unter dem folgenden Link können Sie den aktuellen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) herunterladen.

Hier finden Sie wichtige Informationen zur DS GVO und einen entsprechenden Vertrag

Ablauf eines Projektes zur Digitalisierung von Akten

Nachfolgend beschreiben wir die wichtigsten Arbeitsschritte in einem Projekt zur Digitalisierung von Akten bei der nbw.

Transport und Vorbereitung zu Digitalisieren von Akten

Wir holen die zu digitalisierenden Unterlagen bei Ihnen ab (innerhalb Berlins). Der Transport Ihrer Akten zu unserer Digitalisierungsabteilung erfolgt mit geschlossenen Fahrzeugen der nbw. Die Akten werden dann von unseren Mitarbeitern sorgfältig zum Digitalisieren vorbereitet.
Dazu gehören zum Beispiel das Ausheften aus den Ordnern, das Entklammern oder das Entfernen von Bindungen.
Optional: Rückheftung der Unterlagen nach dem Abschluss der Digitalisierung.
Ihre Dokumente / Unterlagen werden während des gesamten Prozesses unter Einhaltung des Datenschutzes bearbeitet.

Digitalisierung von Akten/ Dokumenten bis zum Format DIN A0

Mit unseren leistungsfähigen Einzugs- und Flachbettscannern digitalisieren (scannen) wir Dokumente / Unterlagen bis zum Format DIN A3 mit der gewünschten Auflösung in Farbe. Typische Materialien zum Digitalisieren sind z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Schriftverkehr, Bauunterlagen, usw.

Größere Dokumente d.h. bis zum Format DIN A0, wie z.B. CAD-Zeichnungen, Bauzeichnungen, Pläne. usw., digitalisieren wir mit modernsten Großformatscannern der Firma CONTEX (Modell HD Ultra i4250s). Das Scannen / Digitalisieren erfolgt dabei mit einer optischen Auflösung von bis zu 1200 dpi in s/w, Graustufe oder Farbe.
Dieses garantiert ein bestmögliches Ergebnis.

  • Digitalisieren von Akten - Großformatscanner bis DIN A0
    Scanner für Formate bis DIN A0
  • Akten digitalisieren - Einzugsscanner
    Einzugsscanner bis Format DIN A3

Besonderer Service:
Sollten Sie dringend auf ein(e) bei uns zu Bearbeitung liegende(s) Dokument / Akte zugreifen müssen, können Sie uns kurz kontaktieren und wir ziehen die Bearbeitung dieser Akte vor und stellen es kurzfristig in digitaler Form zur Verfügung.

Indexierung / Verschlagwortung/ Datensicherung

Damit Sie Ihre Dokumente nach dem Digitalisieren schnell und einfach finden und nutzen können, bieten wir optional eine individuelle Indexierung / Verschlagwortung nach Ihren Vorgaben und / oder eine automatische Volltextanalyse (OCR). Nach dem Digitalisieren und Indexieren werden die Daten im gewünschten Format auf digitale Datenträger, wie zum Beispiel CD, DVD oder Festplatte, gesichert.* Unsere Standardformate sind PDF und PDFA. Weitere Formate sind auf Anfrage möglich.

*Wir verwenden hochwertige Datenträger (CD, DVD). Die Haltbarkeit dieser Datenträger ist stark abhängig von der Lagerungsart. Um Datenverluste zu verhindern, empfehlen wir die produzierten Datenträger spätestens alle 2 Jahre auf neue Medien zu kopieren und zusätzliche Kopien an verschiedenen Orten zu lagern.

Datenaufbereitung

Sie nutzen oder planen ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem?

Wir können Ihnen optional, die nun digitalen Daten, so aufbereiten, dass sie einfach in ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem integriert (migriert) werden können.

Aktenvernichtung

Wir können nach Ihrer Freigabe, auch die datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 66399 (siehe auch Aktenvernichtung) der nun digitalisierten Unterlagen durchführen.
Die nbw ist ein anerkannter Entsorgungsfachbetrieb.

Zusammenfassung

Unser Angebot zur Aktendigitalisierung:

  • Datenschutzgerechter Transport Ihres Beleggutes mit firmeneigenen Fahrzeugen (innerhalb Berlins)
  • Vorbereitende Maßnahmen zum Digitalisieren
  • Digitalisieren / Scannen von Akten bis zum Format DIN A0 (ein- und doppelseitige Belege) in Graustufen oder Farbe
  • Digitale Archivierung (Datensicherung) im Format: PDF, PDFA oder TIFF (andere Formate auf Anfrage) auf z.B. CD, DVD oder Festplatte
  • Volltextanalyse (OCR) für Formate bis DIN A3 inklusive
  • Optional:
    • Indexierung / Verschlagwortung (manuell –> Übernahme vorhandener Register),
    • Datenaufbereitung für den Import in ein beim Kunden vorhandenes Archiv-/ Dokumentenmanagementsystem (z.B. SAP)
    • Nachbereitende Maßnahmen (z.B. Rückheftung)
    • Datenschutzgerechte Aktenvernichtung

Ihre Vorteile

  • Kostenreduzierung: – durch geringeren Personalbedarf und Raumersparnis.
  • Zeitersparnis: – schneller Zugriff auf wichtige Dokumente (Suchen im Papierarchiv entfällt).
  • Prozessoptimierung: Mehrere Suchende können gleichzeitig auf wichtige Akten zugreifen.

Leistungen

Leistungsbeschreibung (44 KB)
Geschäftsbedingungen (Digitalisieren) (65 KB)
Berechnungsbeispiel

Wünschen Sie einen Test?

Wir digitalisieren kostenfrei Probematerial von Ihnen. Gern kommen wir zu Ihnen in Ihr Unternehmen und unterbreiten Ihnen nach Sichtung Ihres Papierarchivs ein individuelles Angebot für die Aktendigitalisierung.

Ausgleichsabgabe

Informationen zur Ausgleichsabgabe

Sparen Sie die Ausgleichsabgabe durch die Beauftragung einer Werkstatt für behinderte Menschen.

Kundenrückmeldung

Waren Sie zufrieden mit den Dienstleistungen im Bereich Digitalisieren von Akten oder gibt es noch Verbesserungspotenzial?

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Wir würden uns über eine kurze Rückmeldung zu unseren Leistungen freuen.
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