Unsere Mitarbeiter digitalisieren Ihre Akten, Bücher und Pläne, egal ob kleine oder große Mengen.
Das Digitalisieren Ihrer Dokumente (Pläne) ist bis zum Format DIN A0 möglich.
Bücher können wir bis zum Format DIN A2 für Sie digitalisieren.
Auch Sonderwünsche versuchen wir umzusetzen.
Die nbw ist ein erfahrener und flexibler Scandienstleister in Berlin und bietet individuelle Leistungen und Lösungen rund um das Thema Aktendigitalisierung. Wir übernehmen das Digitalisieren / Scannen von Akten (Aktenordner /Papierdokumente) und von Büchern und Plänen nach Ihren Vorgaben. Jeder Auftraggeber hat individuelle Arten von Akten bzw. Unterlagen und damit auch verschiedene Anforderungen.
Diese reichen von Unterlagen in Ordnern oder Hängeregistern mit oder ohne zu übernehmender Registerstruktur über Altarchive, welche nur noch aus losen Blättern (gebündelt) bestehen oder Pläne / Zeichnungen in großen Formaten bis hin zu Büchern. Wir digitalisieren Ihre Dokumente von Visitenkartengröße bis hin zum Format DIN A3. Pläne, Zeichnungen, usw. können wir bis zum Format DIN A0 und Bücher bis zum Format DIN A2 digitalisieren. Zum Digitalisieren Ihrer Dokumente setzen wir modernste Technik (Einzugs-, Flachbett-, Buch- und Großformatscanner) ein. Wir bieten eine sehr hohe Qualität bei einer sehr kleinen Fehlerquote, da wir nach dem Digitalisieren eine sehr gründliche manuelle Qualitätskontrolle durchführen.
Sie planen ein Digitalisierungsprojekt?
Sie wollen Ihre Akten digitalisieren / scannen lassen?
Hier finden Sie ein Berechnungsbeispiel mit Preisangaben für ein typisches kleineres Projekt zur Aktendigitalisierung.
Datenschutz / Sicherheit
Unter dem folgenden Link können Sie den aktuellen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Technisch organisatorischen Maßnahmen (TOMs) nach der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) herunterladen.
Ablauf eines Projektes zur Digitalisierung von Akten
Nachfolgend beschreiben wir die wichtigsten Arbeitsschritte in einem Projekt zur Digitalisierung von Akten bei der nbw.
Wir holen die zu digitalisierenden Unterlagen bei Ihnen ab (mit Datensicherheitscontainern, innerhalb Berlins). Der Transport Ihrer Akten zu unserer Digitalisierungsabteilung erfolgt mit geschlossenen Fahrzeugen der nbw.
Die Akten werden anschließend von uns sorgfältig zum Digitalisieren vorbereitet.
Dazu gehören zum Beispiel das Ausheften aus den Ordnern, das Entklammern oder das Entfernen von Bindungen.
Optional bieten wir auch die Rückheftung der Unterlagen nach dem Abschluss der Digitalisierung.an.
Ihre Dokumente / Unterlagen werden während des gesamten Prozesses unter Einhaltung des Datenschutzes bearbeitet.
Mit unseren leistungsfähigen Einzugs- und Flachbettscannern digitalisieren (scannen) wir Dokumente / Unterlagen bis zum Format DIN A3 mit der gewünschten Auflösung in Farbe. Typische Materialien zum Digitalisieren sind z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Schriftverkehr, Bauunterlagen, usw.
Größere Dokumente, d.h. bis zum Format DIN A0, wie z.B. CAD-Zeichnungen, Bauzeichnungen, Pläne aller Art, usw., digitalisieren wir mit modernsten Großformatscannern der Firma CONTEX (Modell HD Ultra i4250s). Das Scannen / Digitalisieren erfolgt dabei mit einer optischen Auflösung von bis zu 1200 dpi in s/w, Graustufe oder Farbe. Dieses garantiert bestmögliche Ergebnisse.
Digitalisieren von Akten – Pläne bis zum Format DIN A0Scanner für Formate bis DIN A0
Einzugsscanner bis Format DIN A3
Besonderer Service: Sollten Sie dringend auf ein(e) bei uns zu Bearbeitung liegende(s) Dokument / Akte zugreifen müssen, können Sie uns kurz per Mail kontaktieren. Wir ziehen die Bearbeitung der benötigten Akte vor und stellen Ihnen die Daten in digitaler Form kurzfristig zur Verfügung.
Mit unseren leistungsfähigen Buchscannern digitalisieren (scannen) wir Bücher oder Kataloge bis zum Format DIN A2 mit der gewünschten Auflösung in Farbe. Damit erzielen wir bestmögliche Ergebnisse.
Digitalisieren von Büchern bis DIN A2Buchscanner für Formate bis DIN A2
Damit Sie Ihre Dokumente nach dem Digitalisieren schnell und einfach finden und nutzen können, bieten wir optional eine individuelle Indexierung / Verschlagwortung nach Ihren Vorgaben und / oder eine automatische Volltextanalyse (OCR – nur bis Format DIN A3 möglich). Nach dem Digitalisieren und Indexieren werden die Daten im gewünschten Format auf digitale Datenträger, wie zum Beispiel Festplatte oder USB-Stick, gesichert.*
Unsere Standardformate sind PDF und / oder PDFA. Weitere Formate sind auf Anfrage möglich.
Eine digitale Übertragung z.B. per SFTP, auf einen gesicherten Server bei Ihnen, ist möglich.
*Wir verwenden hochwertige Datenträger. Die Haltbarkeit von Datenträgern ist stark abhängig von der Lagerungsart. Um Datenverluste zu verhindern, empfehlen wir die produzierten Datenträger spätestens alle 2 Jahre auf neue Medien zu kopieren und zusätzliche Kopien an verschiedenen Orten zu lagern.
Sie nutzen oder planen ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem?
Optional können wir Ihnen, die nun digitalen Daten, so aufbereiten, dass sie einfach in ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert / migriert / importiert werden können.
Dazu benötigen wir von Ihnen detaillierte Angaben zu den dafür erforderlichen Steuerungsdateien Ihres DMS.
Wir können, nach Ihrer Freigabe, auch die datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 66399 (siehe auch Aktenvernichtung) der nun digitalisierten Unterlagen durchführen.
Die nbw ist ein anerkannter Entsorgungsfachbetrieb.
Zusammenfassung – Digitalisieren von Akten
Unser Angebot zur Aktendigitalisierung:
Datenschutzgerechter Transport Ihres Beleggutes mit geschlossenen Fahrzeugen (innerhalb Berlins)
Vorbereitende Maßnahmen zum Digitalisieren
Digitalisieren / Scannen von Akten bis zum Format DIN A0 (ein- und doppelseitige Belege) in s/w, Graustufen oder Farbe
Digitale Archivierung (Datensicherung) im Format: PDF, PDFA oder TIFF (andere Formate auf Anfrage) auf z.B. USB-Stick oder auf Festplatte
Volltextanalyse (OCR) für Formate bis DIN A3 inklusive
Wir digitalisieren kostenfrei Probematerial von Ihnen. Gern kommen wir zu Ihnen in Ihr Unternehmen und unterbreiten Ihnen nach Sichtung Ihres Papierarchivs ein individuelles Angebot für die Aktendigitalisierung.
Ein Unternehmen der
