Aktendigitalisierung Preise

Nachfolgend werden die beispielhaften Daten und Wünsche eines Auftraggebers aufgenommen.

Mengen (Schätzung):

• 200 schmale Ordner mit jeweils 300 Blätter (einseitig bedruckt Format bis DIN A3) (= 60.000 Papierseiten)
• davon 1.000 Seiten nur mit Flachbettscanner zu digitalisieren, da brüchiges Material bzw. gebundene Unterlagen, deren Bindung nicht gelöst werden darf (z.B. Notarunterlagen)
• Jeder Ordner hat durchschnittlich 5 Register (= 1.000 Indexierungen)
• 60 Pläne mit Formaten größer als DIN A3 bis zum Format DIN A1
• 50 Pläne im Format größer als DIN A1 bis Format DIN A0

Zustand der Akten:

Es sind wenig vorbereitende Maßnahmen erforderlich (wenige Klammern und Kunststoffhüllen).

Auflösung (Scanqualität):

200 dpi in Farbe (bis zum Format DIN A3)
200 dpi in Farbe (für Formate größer als DIN A3 bis DIN A0)

Sonstige Vorgaben:

• Die vorhandene Registerstruktur soll übernommen werden (Indexierung)
  Zusätzlich soll eine Volltexterkennung (OCR) durchgeführt werden.
• Die Daten sollen im PDFA-Format auf Festplatte gesichert werden.
• Die Akten sollen nach dem Digitalisieren wieder in die Ordner zurückgeheftet und zurückgeliefert werden.

Vorbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden zum Scannen vorbereitet (entklammern, entheften, Folien entfernen, usw.).

Digitalisierung der Akten

Es sollen Papierseiten (bis zum Format DIN A3) mit einer Auflösung von 200 dpi (in Farbe) mit Einzugsscannern digitalisiert werden.
Sofern das Material das Scannen mit dem Einzugsscanner nicht zulässt (z.B. brüchiges Material oder gebundenes Material, dessen Bindung nicht geöffnet werden darf) erfolgt das Scannen mit dem Flachbettscanner.

Unterlagen mit Formaten größer als DIN A3 (bis DIN A0) werden mit einem Großformatscanner digitalisiert.

Indexieren (Optional)

Jede Akte hat 5 Register die entsprechend der jeweiligen Registerbezeichnung indexiert werden sollen.
Es soll zusätzlich eine automatische Texterkennung (OCR) durchgeführt werden.

Datensicherung / Datenübertragung

Die Daten werden im Multi-PDFA-Format auf den gewünschten Datenträger, wie zum Beispiel auf einer Festplatte, gesichert.
Die Datenträger zur Sicherung (z.B. Festplatte(n)) können auch gerne von Ihnen bereitgestellt werden.
Die Daten können Ihnen auch auf elektronischem Wege übermittelt werden, z.B. per SFTP.
Dazu ist ein passwortgesicherter Zugang zu einer Server des Auftraggebers erforderlich.

Nachbereitende Maßnahmen (Optional)

Die Unterlagen werden nach dem Scannen wieder in den ursprünglichen Zustand (ohne Klammern usw.) gebracht, d.h. das Zurückheften in die Ordner.

Aktenvernichtung (Optional)

Nach Freigabe durch den Auftraggeber, werden die Akten mit der Sicherheitsstufe P3 (DIN 66399), unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes, vernichtet.

Transport

Der Transport der Unterlagen zur nbw erfolgt durch den Auftragnehmer (innerhalb von Berlin).