Aktendigitalisierung Preise

Aktendigitalisierung – Preise

Berechnungsbeispiel – Preise für die Digitalisierung von Akten

Kundenanforderungen zur Aktendigitalisierung

Nachfolgend werden die beispielhaften Daten und Wünsche eines Auftraggebers aufgenommen.

Mengen (Schätzung):

  • 200 schmale Ordner mit jeweils 300 Blätter (einseitig bedruckt Format bis DIN A3) (= 60.000 Papierseiten)
  • davon 500 Seiten nur mit Flachbettscanner zu digitalisieren, da brüchiges Material
  • Jeder Ordner hat durchschnittlich 5 Register (= 1.000 Indexierungen)
  • 60 Pläne mit Formaten größer als DIN A3 bis zum Format DIN A1
  • 50 Pläne im Format größer als DIN A1 bis Format DIN A0

Zustand der Akten:

Es sind wenig vorbereitende Maßnahmen erforderlich (wenige Klammern und Kunststoffhüllen).

Auflösung (Scanqualität):

300 dpi in Farbe (bis zum Format DIN A3)
200 dpi in Farbe (für Formate größer als DIN A3 bis DIN A0)

Sonstige Vorgaben:

  • Die vorhandene Registerstruktur soll übernommen werden (Indexierung)
    Zusätzlich soll eine Volltexterkennung (OCR) durchgeführt werden.
  • Die Daten sollen im PDFA-Format auf Festplatte gesichert werden.
  • Die Akten sollen nach dem Digitalisieren wieder in die Ordner zurückgeheftet und zurückgeliefert werden.

Arbeitsschritte der nbw im Prozess zur Digitalisierung von Akten

Vorbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden zum Scannen vorbereitet (entklammern, entheften, Folien entfernen, usw.).

Digitalisierung der Akten

Es sollen Papierseiten (bis zum Format DIN A3) mit einer Auflösung von 300 dpi (in Farbe) mit Einzugsscannern digitalisiert werden.
Sofern das Material das Scannen mit dem Einzugsscanner nicht zulässt (z.B. brüchiges Material oder gebundenes Material, dessen Bindung nicht geöffnet werden darf) erfolgt das Scannen mit dem Flachbettscanner.

Unterlagen mit Formaten größer als DIN A3 (bis DIN A0) werden mit einem Großformatscanner digitalisiert.

Indexieren (Optional)

Jede Akte hat 5 Register die entsprechend der jeweiligen Registerbezeichnung indexiert werden sollen.

Texterkennung (Optional)

Es soll zusätzlich eine automatische Texterkennung (OCR) durchgeführt werden.

Datensicherung

Die Daten werden im Multi-PDFA-Format auf den gewünschten Datenträger, wie zum Beispiel auf einer Festplatte, gesichert.
Die Datenträger zur Sicherung (z.B. Festplatte(n)) können auch gerne von Ihnen bereitgestellt werden.

Nachbereitende Maßnahmen (Optional)

Die Unterlagen werden nach dem Scannen wieder in den ursprünglichen Zustand (ohne Klammern usw.) gebracht, d.h. zurückheften in die Ordner.

Aktenvernichtung (Optional)

Nach Freigabe durch den Auftraggeber, werden die Akten mit der Sicherheitsstufe P3 (DIN 66399), unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes, vernichtet.

Transport

Der Transport der Unterlagen zur nbw erfolgt durch den Auftragnehmer (innerhalb von Berlin).

Preise Aktendigitalisierung

Pos.MengeEinheitArtikelEinzelpreis
Netto (Euro)
Gesamtpreis
Netto (Euro)
160.000BlattVorbereitende MaßnahmenInkl.Inkl.
259.500SeitenScannen
(bis Format DIN A3)
mit Einzugsscanner
0,0452.677,50
3500SeitenScannen
(bis Format DIN A3)
mit Flachbettscanner
0,1260,00
460SeitenScannen mit
Großformatscanner
(Format größer A3 bis DIN A1)
(ab 50 Vorlagen)
2,50150,00
550StückScannen mit
Großformatscanner
(Format DIN A0)
(ab 50 Vorlagen)
3,00150,00
61.000StückIndexierung mit 1 Suchbegriff0,0330,00
760.000SeitenOCR (Texterkennung) und
Sicherung im PDF- oder PDFA-Format
Inkl.Inkl.
81StückDatenträger (Festplatte)*TagespreisTagespreis
960.000BlattNachbereitende Maßnahmen
(Wiederherstellung der Ordner)
Inkl.Inkl.
102Tausch.Transport der Unterlagen
(1 Tour innerhalb von Berlin)
50,00100,00
11500kgOptional: Aktenvernichtung0,20100,00
Auftragsvolumen (Netto)3.267,50
USt. (7%)228,73
Auftragsvolumen (Brutto)3.496,23

*Eine oder mehrere Festplatten können auch vom Kunden zur Verfügung gestellt werden.
Es wird nur die tatsächlich erbrachte Leistung berechnet.

Ausgleichsabgabe

Bei der Vergabe eines Auftrages an die Nordberliner Werkgemeinschaft gGmbH hat der Auftraggeber die Möglichkeit, 50 % der von uns erbrachten und berechneten Arbeitsleistungen auf seine Ausgleichsabgabe (§ 140 SGB IX) anzurechnen.

Mehrwertsteuer

Der gesetzlich vorgeschriebene Mehrwertsteuersatz beträgt derzeit 7%.

Fragen zur Aktendigitalisierung

Haben Sie noch Fragen zum Thema Digitalisieren von Akten?
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.