Aktendigitalisierung Preise

Kundenanforderungen zur Aktendigitalisierung

Nachfolgend werden die beispielhaften Daten und Wünsche eines Auftraggebers aufgenommen.

Mengen (Schätzung):

• 200 schmale Ordner mit jeweils 300 Blätter (einseitig bedruckt Format bis DIN A3) (= 60.000 Papierseiten)
• davon 50 Seiten nur mit Flachbettscanner zu digitalisieren, da brüchiges Material
• Jeder Ordner hat durchschnittlich 5 Register (= 1.000 Indexierungen)
• 60 Pläne mit Formaten von DIN A2  bis DIN A1
• 50 Pläne im Format DIN A0

Zustand der Akten:

Es sind sehr wenig vorbereitende Maßnahmen erforderlich (wenige Klammern und Kunststoffhüllen).

Auflösung (Scanqualität):

300 dpi in Farbe (bis zum Format DIN A3)
200 dpi in Farbe (für Formate größer als DIN A3 bis DIN A0)

Sonstige Vorgaben:

• Die vorhandene Registerstruktur soll übernommen werden (Indexierung)
  Zusätzlich soll eine Volltexterkennung (OCR) durchgeführt werden.
• Die Daten sollen im PDFA-Format auf Festplatte gesichert werden.
• Die Akten sollen nach dem Digitalisieren wieder in die Ordner zurückgeheftet und zurückgeliefert werden.

Arbeitsschritte der nbw im Prozess zur Digitalisierung von Akten

Vorbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden zum Scannen vorbereitet (entklammern, entheften, Folien entfernen, usw.).

Digitalisierung der Akten

Es sollen Papierseiten (bis zum Format DIN A3) mit einer Auflösung von 300 dpi (in Farbe) mit Einzugsscannern digitalisiert werden.
Sofern das Material das Scannen mit dem Einzugsscanner nicht zulässt (z.B. brüchiges Material oder gebundenes Material, dessen Bindung nicht geöffnet werden darf) erfolgt das Scannen mit dem Flachbettscanner.

Unterlagen mit Formaten größer als DIN A3 (bis DIN A0) werden mit einem Großformatscanner digitalisiert.

Indexieren (Optional)

Jede Akte hat 5 Register die entsprechend der jeweiligen Registerbezeichnung indexiert werden sollen.

Texterkennung (Optional)

Es soll zusätzlich eine automatische Texterkennung (OCR) durchgeführt werden.

Datensicherung

Die Daten werden im Multi-PDFA-Format auf den gewünschten Datenträger, wie zum Beispiel auf einer Festplatte, gesichert.
Die Datenträger zur Sicherung (z.B. Festplatte(n)) können auch gerne von Ihnen bereitgestellt werden.

Nachbereitende Maßnahmen (Optional)

Die Unterlagen werden nach dem Scannen wieder in den ursprünglichen Zustand (ohne Klammern usw.) gebracht, d.h. Zurückheften in die Ordner.

Aktenvernichtung (Optional)

Nach Freigabe durch den Auftraggeber, werden die Akten mit der Sicherheitsstufe P3 (DIN 66399), unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes, vernichtet.

Transport

Der Transport der Unterlagen zur nbw erfolgt durch den Auftragnehmer (innerhalb von Berlin).

Preise Aktendigitalisierung

Pos.	Menge	Einheit	Artikel	Einzelpreis Netto (Euro)	Gesamtpreis Netto (Euro)
1	60.000	Blatt	Vorbereitende Maßnahmen	Inkl.	Inkl.
2	59.950	Seiten	Scannen (bis Format DIN A3) mit Einzugsscanner	0,045	2.697,75
3	50	Seiten	Scannen (bis Format DIN A3) mit Flachbettscanner	0,12	6,00
4	60	Seiten	Scannen mit Großformatscanner (Format größer A3 bis DIN A1) (ab 50 Vorlagen)	2,80	168,00
5	50	Stück	Scannen mit Großformatscanner (Format DIN A0) (ab 50 Vorlagen)	3,27	163,50
6	1.000	Stück	Indexierung mit 1 Suchbegriff	0,03	30,00
7	60.000	Seiten	OCR (Texterkennung) und Sicherung im PDFA-Format	0,01	600,00
8	1	Stück	Datenträger (Festplatte)*	Tagespreis	Tagespreis
9	60.000	Blatt	Nachbereitende Maßnahmen (Wiederherstellung der Ordner)	Inkl.	Inkl.
10	2	Tausch.	Transport der Unterlagen (1 Tour innerhalb von Berlin)	50,00	100,00
11	500	kg	Optional: Aktenvernichtung	0,20	100,00
				Auftragsvolumen (Netto)	3.865,25
				USt. (7%)	270,57
				Auftragsvolumen (Brutto)	4.135,82