Leitfaden Digitalisieren von Akten

Digitalisieren von Akten - Großformatscanner bis DIN A0

Professionelles Digitalisieren von Akten / Unterlagen – Leitfaden

Häufige Fragen bei einem Projekt zur Digitalisierung von Akten:

In diesem Leitfaden finden Sie viele wichtige Fragen und Antworten zum Thema Aktendigitalisierung.

Fazit zum Thema Digitalisieren von Akten

Es gibt zahlreiche Argumente, die für eine Digitalisierung ihrer alten Akten sprechen.
Damit Sie sich der Herausforderung erfolgreich stellen können, sollten Sie jedoch im Vorfeld, eine Kosten – Nutzen Analyse durchführen.

Wesentliche Parameter, wie

  • Aktenmengen – Welche Akten sollen digitalisiert werden?,
  • Vorbereitung der Altbestände (Personal + Zeitaufwand),
  • Zeitfenster für die Archivierung,
  • Qualität und Format (z.B. DIN A4 oder DIN A0 Pläne) der Papiere,
  • die Bild- und Indexqualität (z.B. OCR),
  • für das DMS erforderliche Datenformat/ Datenstruktur,
  • Verfahren zur Qualitätssicherung/-überwachung,
  • Datenschutz –>rechtliche Anforderungen und Vorgaben,
  • selbst digitalisieren oder externen Dienstleister beauftragen,
  • Anforderungen an den externen Dienstleister,
  • Vernichtung und Entsorgung der Papierbelege (Aktenvernichtung),

sind dabei zu berücksichtigen.