Leitfaden Digitalisieren von Akten

Man unterscheidet drei Arten von Akten:

• Altakten
  Diese werden in der Regel selten bis nie genutzt und nur noch aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen gelagert.
• Bestandsakten
  Bestandsakten werden im Rahmen der täglichen Arbeit regelmäßig aber nicht ständig benötigt.
• Arbeitsakten
  Diese befinden sich im laufenden Prozess, sind also in ständiger Nutzung.

Die drei Hauptargumente für das Digitalisieren von Aktenbeständen sind:

• eine erhebliche Raumersparnis (Kostenreduktion)
• eine Optimierung von Bearbeitungsprozessen.
• Schutz vor Datenverlust (z.B. Schimmelbefall durch Feuchtigkeit, Feuergefahr, usw.)

Weitere Argumente zum Digitalisieren bzw. Datenübernahme in ein DMS (Dokumentenmanagementsystem):

• Bei der Optimierung von Bearbeitungsprozessen ist die Papierakte in der Regel ein Engpass.
• Wichtige Informationen kommen in Papierform und auf elektronischem Wege ins Unternehmen bzw. werden dort elektronisch erzeugt (z.B. Office-Dokumente, E-Mails).
  Problem: Durch die getrennte Ablage von elektronischen- und Papierdokumenten stellen weder die Papierakten noch die digitalen Ordner oder die E-Mail-Verzeichnisse den vollständigen fachlichen Sachverhalt dar.
• Nachteile Klassischer Papierarchive
  • Hoher Platzbedarf und damit auch Mietkosten für die Lagerung alter Akten.
  • Es besteht dadurch eine erhöhte Brandlast.
  • Die Akten sind durch Feuchtigkeit (Schimmelgefahr) gefährdet.
  • Bei Papierakten ist eine zeitgleiche Nutzung der Inhalte durch mehrere Mitarbeiter nicht möglich.
  • Eine versehentliche falsche Einsortierung von Akten sorgt dafür, dass diese dauerhaft nicht mehr zu finden sind.
  • Eine langfristige Verfügbarkeit der Informationen ist nur gewährleistet, wenn diese in aktuelle Medien überführt werden.
    Dies ist besonders wichtig für Dokumente, die lange Zeit aufbewahrt werden müssen (z.B. Bauakten, Betriebsdokumente, wie Lieferscheine oder Rechnungen, usw.).
  • Ein Zugriff auf Papierakten ist für Mitarbeiter im Home-Office nicht möglich.

Die Kosten eines Digitalisierungsprojektes ergeben sich aus folgenden Tätigkeiten:

• Selektion
  „Ausdünnen“ und fachliche Aufbereitung der Papierakten –> Welche Dokumente / Akten werden noch benötigt und welche nicht? Diese Arbeiten müssen in der Regel von den „Aktenbesitzern“ übernommen werden, da nur dort das erforderliche Fachwissen vorhanden ist. Alles, was nicht digitalisiert werden muss, spart Kosten.
  Hinweis: Hier ist jedoch zu prüfen, ob es kostentechnisch nicht sinnvoller ist, alles digitalisieren zu lassen, statt Personal für einen längeren Zeitraum dafür zu binden.
• Transport der Akten (z.B. zum Scan-Dienstleister)
• Vorbereitung der Akten zum Digitalisieren (Scannen)
  – Ausheften, Entklammern, Entfalten, Glätten, Ösen entfernen, usw.
  – Vorbereitung zur Indexierung (Register-/Dokumententrennung).
  Bei der Aufbereitung kann die Einsortierung von Index- oder Trennblättern (z.B. mit Patchcode) erforderlich sein.
• Scannen / Digitalisieren der Akten:
  – Welche Papierformate müssen digitalisiert werden? (z.B. DIN A5, DIN A4, DIN A3, DIN A2, DIN A1, DIN A0, Broschüren oder gebundene Bücher)
  – Ist ein Großformatscanner erforderlich?
  Ein Großformatscanner kommt in der Regel zum Einsatz, wenn die zu digitalisierenden Unterlagen größer als DIN A3 sind (z.B. Pläne, Bauzeichnungen, usw.).
  – Ist die Digitalisierung der Unterlagen mit einem Einzugsscanner möglich oder ist ein Flachbettscanner bzw. ein Buchscanner erforderlich?
  Ein Flachbettscanner oder ein Buchscanner kommt zum Einsatz, wenn es sich z.B. um
  – sehr altes bzw. brüchiges Papier,
  – Unterlagen mit nicht zu öffnenden Bindungen (z.B. bei Notarunterlagen),
  – Unterlagen mit z.B. aufgeklebten Quittungen
  oder
  – Broschüren oder Bücher handelt.
• Indexierung:
  Die Indexierung stellt sicher, dass Sie Ihre Informationen einfach und schnell finden. Die bestehende Struktur der Papierunterlagen wird damit in digitaler Form abgebildet.
  – Manuelle Indexierung: (Anzahl der Suchbegriffe, wie z.B. Register in den Ordnern)
  und / oder
  – Automatische Indexierung: automatische Texterkennung (OCR) – Optical Character Recognition ist eine Technologie zur optischen Zeichenerkennung / Texterkennung.
  Damit können verschiedene Dokumentarten, wie z.B. gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt werden.
  Damit ein optimales Ergebnis erzielt werden kann, sollte eine Scan-Auflösung von mindestens 200 dpi gewählt werden. Die besten Ergebnisse werden mit einem Farbscan mit einer Auflösung von 200 dpi oder höher erreicht.
  – Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, die digitalen Daten so aufzubereiten, dass diese einfach in ein bestehendes DMS (automatisiert) importiert werden können. Die Dateien kommen also automatisch an die Stellen, wo sie hin sollen und gebraucht werden. Dazu müssen jedoch die Daten für die erforderlichen Formate (Steuerungsdateien) vom DMS-Anbieter abgefragt und in der Regel ein kleines Programm zur Umsetzung durch den Scandienstleister erstellt werden (Erspart Ihnen viel Zeit und damit auch Kosten, da keine manuelle Datenübernahme durch Mitarbeiter erforderlich ist).
• Qualitätssicherung:
  – Prüfung von Bildauflösung und Bildqualität,
  – Prüfung auf Vollständigkeit der Akte, Vorder-/Rückseite vorhanden etc.
• Datensicherung:
  – geeignetes Dateiformat auswählen (z.B. PDF und / oder PDFA*).
  – geeigneten Datenträger auswählen (z.B. Festplatte, USB-Stick, usw.)
  oder alternativ sichere Übertragung der Daten per SFTP (Secure File Transfer Protokoll) auf Ihren Server.
  *Vorteile des PDFA – Formates:
  1. Standardisiertes Format – geeignet für Langzeitarchivierung
  2. Voraussetzung für Revisionssicherheit (PDFA-Dokumente werden schreibgeschützt geöffnet und sind nicht veränderbar)
  3. Betriebssystemunabhängig (gilt auch für das PDF-Format)
  4. Durch Metatags mit weiteren Informationen zu ergänzen (z.B. Kommentare) (gilt auch für PDF)
  5. Mit einer vorangegangenen OCR (siehe Indexierung) ist eine Volltextsuche möglich (gilt auch für PDF)

• Vorbereitung zum Import der Daten in ein DMS (Strukturaufbau)
• Nachbereitung:– Rückheften oder alternativ Vernichtung der Papierakten
• Aktenvernichtung:– Sollen die Papierakten nach dem Digitalisieren datenschutzgerecht vernichtet werden?

Zusammenfassung

Der entscheidende Faktor bei der Kostenbestimmung ist die Anzahl der zu digitalisierenden Papierakten und die sich daraus ergebene Anzahl von Seiten, welche zu digitalisieren sind.

Je geringer die Seitenzahl, der manuelle Aufwand für die Aufbereitung und das Indexieren der Akten, desto niedriger die Kosten.
Das Scannen mit dem Flachbettscanner oder dem Großformatscanner ist wesentlich aufwändiger (größerer Zeitaufwand) und damit auch teurer als mit dem Einzugsscanner.

Bei den Arbeits- und Bestandsakten müssen die fachlichen Anforderungen der geforderten Nutzung berücksichtigt werden.
Das bedeutet, es muss genau geprüft werden, ob eine Trennung in Einzeldokumente erforderlich ist oder ob eine Trennung nach Aktenregistern ausreicht.

Bei Altakten kann es ausreichend sein, die komplette Akte in ein PDF-Dokument zu scannen (also keine Vereinzelung der Dokumente oder Registertrennung) und diese nur über einen Indexbegriff (z.B. Ordnername) zu indexieren. Für den Fall, dass die Akte tatsächlich benötigt wird, kann beispielsweise über eine Volltextsuche (OCR erforderlich) die fehlende Struktur teilweise kompensiert werden.

Berechnungsbeispiel für ein fiktives Digitalisierungsprojekt

Im Normalfall sind Projekte zur Digitalisierung von Akten zeitlich begrenzt. Planen sie das Projekt mit eigenem Personal durchzuführen, so sind entsprechende Personalkapazitäten, entsprechende Technik (Scanner, Rechner, usw.) und Räume für die Dauer des geplanten Projekts bereitzustellen.

Nachteil: Dieses ist in der Regel aufwendig, kostspielig und häufig aus Platzgründen schwer umsetzbar.

Alternative: Ein externer Scan-Dienstleister kann Teilaufgaben übernehmen oder auch mit der kompletten Durchführung des Projekts beauftragt werden, also z.B. mit dem Aktentransport, dem Scannen, dem Bereitstellen der gescannten Unterlagen bis hin zur Aktenvernichtung.

Bei der Beauftragung eines Scan-Dienstleisters sind noch weitere wesentliche Aspekte zu beachten:

• Lassen es Ihre Sachbearbeitungsprozesse zu, dass ggf. nicht sofort auf die Akte zugegriffen werden kann, da sich diese gerade beim Dienstleister zur Digitalisierung befinden?
  – Bietet der Scandienstleister den Service, dass dringend benötigte Akten auf Abruf beim Digitalisieren vorgezogen werden und damit der Zugriff kurzfristig ermöglicht wird?
• Datenschutz: Es ist möglich, dass eine Verarbeitung durch Dritte oder Herausgabe der Akten außer Haus aus Datenschutzgründen nicht gestattet ist.
  – Dieser Punkt lässt sich in der Praxis mit Hilfe entsprechender Vertraulichkeitsvereinbarungen regeln.
• Bei externer Vergabe kann es trotzdem zu umfangreichen Arbeiten auf Seiten des Kunden kommen. Daher sind bei der Entscheidung für oder gegen externes Scannen die Kosten (inkl. Aufwand für Selektieren, Verpacken, Beschriften, Sicherstellen der Prozesssicherheit) zu ermitteln.

Bei falscher Wahl des Dateiformates kann ein enormer Speicherbedarf für die zu digitalisierenden Akten entstehen. Sollen Dokumente in höherer Auflösung (größer als 200 dpi) oder statt in schwarz/weiß auch in Graustufen oder in Farbe archiviert werden, entstehen schnell große Datenmengen. Große Datenmengen können insbesondere für eine Nutzung aus der Ferne (z.B. Homeoffice) aufgrund der langen Übertragungszeiten (bei zu geringer Bandbreite der Übertragungsleitung) zum Problem werden.

In der Regel stehen die Formate TIF, JPG, PDF und PDF-A zur Wahl.
Für eine Langzeitarchivierung ist das Format PDF-A die beste Wahl, da dieses Format standardisiert ist und damit auch in Zukunft noch lesbar sein sollte.