Teams – Aufzeichnungen – Hinweise

Sollten Sie an einer Video-Kommunikation per MS Teams mit uns teilnehmen, setzten wir dafür das cloudbasierte Tool Teams von Microsoft ein. Die Microsoft Corporation ist ein internationaler Hard- und Softwareentwickler und ein Technologieunternehmen mit Hauptsitz in den USA.

Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft Teams finden Sie hier https://docs.microsoft.com/de-de/MicrosoftTeams/teams-privacy

Soweit personenbezogene Daten von unseren Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von MS Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Video-Kommunikationen.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Video-Kommunikationen Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Die Teilnahme ist freiwillig. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch Ihre aktive Teilnahme an der Video-Kommunikation per MS Teams erklären.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme erforderlich; die Nichtbereitstellung hätte zu Folge, dass Ihre Teilnahme an der Video-Kommunikation nicht möglich ist.

Bei der Nutzung von MS Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an der Video-Kommunikation machen.

Wir nutzen Ihren Namen / Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen einen Einladungs-Link zur Teilnahme zuzusenden, in diesem Rahmen erfassen wir von Ihnen folgende personenbezogenen Daten:

• Titel & Details des Meetings
• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Arbeitgeber / Organisation (falls zutreffend)
• Stellenbezeichnung (falls zutreffend)
• Profilbild, wenn Kamera aktiviert (optional)

Im Rahmen der technischen Abwicklung der Video-Kommunikation werden technisch bedingt bestimmte Daten erfasst. Wenn Sie den Anmelde-Link aufrufen, erfassen unsere Web-Server in einer Log-Datei standardmäßig

• die IP-Adresse Ihres Rechners,
• die Adresse (URL) der abgerufenen Seite,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• etwaige Fehlermeldungen und
• ggf. das Betriebssystem und
• die Browser-Software Ihres Endgerätes sowie
• die Webseite, von der aus Sie uns besuchen.

Die Logfile-Daten werden von uns ausschließlich zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit unserer Dienste verwendet (z.B. Fehleranalyse, Gewährleistung der Systemsicherheit und Schutz vor Missbrauch) und nach 90 Tagen gelöscht. Wir verknüpfen Logfile-Daten nicht mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse oder anderen Daten.

Hier finden Sie ein Beispiel für die Nutzungsempfehlungen von Microsoft Teams, wie wir Sie empfehlen:

Sehr geehrte Teilnehmerin / sehr geehrter Teilnehmer,

wir freuen uns über Ihre Teilnahme an unserem gemeinsamen Online-Meeting via Microsoft Teams. Auf Grundlage unserer Compliance Regelungen, bitten wir Sie bei der Teilnahme um die Einhaltung der nachfolgenden Nutzungsbedingungen, um ein datenschutzkonformes Meeting für alle Teilnehmenden gewährleisten zu können.

1. Überprüfen Sie zu Ihrem eigenen Schutz die Aktualität Ihres Betriebssystems, des  Virenschutzprogramms und die Aktivierung Ihrer Firewall. (Gilt nur für externe Teilnehmer)

2. Bitte beachten Sie, dass nur Microsoft Apps eingebunden werden dürfen, die Nutzung externer Cloudspeicher ist untersagt.

3. Bitte halten Sie sich während des Online-Meetings an einem ruhigen, nicht öffentlichen Ort auf. Das Online-Meeting sollte in einem ruhigen, geschlossenen Raum stattfinden, der eine angemessene Privatsphäre und Vertraulichkeit sicherstellt. Sorgen Sie dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden.

4. Vergewissern Sie sich, dass ein „mithören“ des Gesprächs durch Unberechtigte Dritte ausgeschlossen werden kann (z.B. geschlossene Fenster).

5. Die Anmeldung zum Online-Meeting muss durch Sie manuell erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die Grundeinstellung in Microsoft Teams eine Bild- und Tonübertragung vorsieht. Die Aktivierung oder Deaktivierung von Kamera- oder Mikrofonfunktionen kann durch Sie selbst erfolgen.

6. Erfolgt keine Bildübertragung, erkennen Sie dies am durchgestrichenem Kamerasymbol in der Menüleiste von Microsoft Teams.

7.  Ihre Kamera sollten so ausgerichtet sein, dass unbeteiligte Personen nicht vom Sichtfeld der Kamera erfasst werden. Dies gilt ebenso für (private) Fotos auf Ihrem Schreibtisch und / oder an den Wänden Ihres Kommunikationsortes.

8. Soweit im Rahmen des Online-Meetings nicht eindeutig sichtbar ist, welche Personen zusätzlich im Raum befinden (weil diese z.B. nicht dauerhaft im Bild sind), sind alle Teilnehmenden über die Anwesenheit dieser Personen zu informieren.

9. Schützen Sie die Privatsphäre Dritter. Der Austausch personenbezogener Daten unbeteiligter Dritter ist untersagt. Ist es dennoch erforderlich, so sind die Daten der dritten Person zu pseudonymisieren (z.B. Frau A.Z. hat ……).

10. Weiterhin ist die Ablage personenbezogener Daten in Teams untersagt.

11.  Die Aufzeichnung und Speicherung des Online-Meetings (Bild und/oder Ton) ist unzulässig. Besteht der Bedarf, dass ein Online-Meeting aufgezeichnet werden soll, so ist dies mit uns im Vorfeld abzustimmen. Vor Aufzeichnung des Meetings sind Teilnehmenden über die geplante Aufzeichnung zu informieren.

12. Der Organisator des Online-Meetings ist für die Auswahl der Teilnehmenden verantwortlich.