Aktenvernichtung -Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist

Vor der Aktenvernichtung durch z.B. einen Dienstleister, wie der nbw, müssen Sie prüfen, ob die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Tabelle unten) abgelaufen sind.

Für diese Fristen gilt laut HGB §257 folgendes:
„Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.“

Aufbewahrungsfristen (Auszug aus HGB §257 + §238)

Folgende Unterlagen müssen im geschäftlichen Bereich 10 Jahre aufbewahrt werden.

Handelsbücher	Inventare	Eröffnungsbilanzen
Jahresabschlüsse	Einzelabschlüsse	Konzernabschlüsse
Lageberichte	Konzernlageberichte	Buchungsbelege / Rechnungen
Quittungen	Bankbelege / Kontoauszüge
usw.

Folgende Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden:

a) Empfangene Handelsbriefe
b) Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe

Diese Auflistung stellt keine Beratung dar und ist nicht abschließend. Bitte prüfen Sie eigenverantwortlich, vor der Aktenvernichtung, ob für die zu vernichtenden Unterlagen, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.