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Aktendigitalisierung – Preise

Berechnungsbeispiel für die Digitalisierung von Akten

Kundenanforderungen zur Aktendigitalisierung

geschätzte Mengen:

  • 200 Ordner mit jeweils 300 Blätter (einseitig bedruckt) ergibt 60.000 Papierseiten bis zum Format DIN A3
  • Die Ordner haben durchschnittlich 5 Register (= 1.000 Indexierungen)
  • 60 Pläne mit Formaten von DIN A2  bis DIN A1
  • 50 Pläne im Format DIN A0

Zustand der Akten:

Es sind sehr wenig vorbereitende Maßnahmen erforderlich (wenige Klammern und Kunststoffhüllen).

Auflösung (Scanqualität):

300 dpi in schwarz / weiß oder in Farbe (bis zum Format DIN A3)
200 dpi in schwarz / weiß oder in Farbe (für Formate größer als DIN A3 bis DIN A0)

Weitere Bearbeitung:

  • manuelle Indexierung mit jeweils einem Suchbegriff (je Register)
  • OCR (automatische Texterkennung)
  • Die Datensicherung erfolgt auf Festplatte im Multi-PDFA-Format
  • Optional: Aktenvernichtung (nach Freigabe durch den Kunden)

Arbeitsschritte im Prozess zur Digitalisierung von Akten

Vorbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden zum Scannen vorbereitet (entklammern, entheften, Folien entfernen, usw.).

Digitalisierung der Akten

Die Akten (bis zum Format DIN A3) werden mit einer Auflösung von 300 dpi in s/w oder Farbe gescannt.
Größere Unterlagen werden mit dem Großformatscanner mit einer Auflösung von bis zu 1.200 dpi digitalisiert.

Indexieren (Optional)

Jede Akte hat 5 Register die entsprechend der jeweiligen Registerbezeichnung indexiert werden sollen.

Texterkennung (Optional)

Es soll zusätzlich eine automatische Texterkennung (OCR) durchgeführt werden.

Datensicherung

Die Daten werden im Multi-PDFA-Format auf den gewünschten Datenträger, wie zum Beispiel auf einer Festplatte, gesichert.
Die Datenträger zur Sicherung (z.B. Festplatte(n)) können auch gerne von Ihnen bereitgestellt werden.

Nachbereitende Maßnahmen (Optional)

Die Unterlagen werden nach dem Scannen wieder in den ursprünglichen Zustand (ohne Klammern usw.) gebracht, d.h. zurückheften in die Ordner.

Aktenvernichtung (Optional)

Nach Freigabe durch den Auftraggeber, werden die Akten mit der Sicherheitsstufe P3 (DIN 66399), unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes, vernichtet.

Transport

Der Transport der Unterlagen zur nbw erfolgt durch den Auftragnehmer (innerhalb von Berlin).

Preise

Pos.MengeEinheitArtikelEinzelpreis
Netto (Euro)
Gesamtpreis
Netto (Euro)
Gesamtauftragsvolumen3.771,50
160.000BlattVorbereitende MaßnahmenInkl.Inkl.
260.000SeitenDigitalisieren von Papierdokumenten
(bis Format DIN A3)
0,0452.700,00
360SeitenDigitalisieren von Papierdokumenten
(Format größer A3 bis DIN A1)
2,80168,00
450StückDigitalisieren von Papierdokumenten
(Format DIN A0)
3,27163,50
51.000StückIndexierung mit 1 Suchbegriff0,0330,00
61SeitenOCR (Texterkennung) und
Sicherung im PDFA-Format
0,01600,00
71StückDatenträger (Festplatte)*TagespreisTagespreis
860.000BlattNachbereitende Maßnahmen
(Wiederherstellung der Ordner)
Inkl.Inkl.
91Tausch.Transport der Unterlagen
(1 Tour innerhalb von Berlin)
25,0025,00
10500kgOptional: Aktenvernichtung0,1785,00

*Eine oder mehrere Festplatten können auch vom Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Ausgleichsabgabe

Bei der Vergabe eines Auftrages an die Nordberliner Werkgemeinschaft gGmbH hat der Auftraggeber die Möglichkeit, 50 % der von uns erbrachten und berechneten Arbeitsleistungen auf seine Ausgleichsabgabe (§ 140 SGB IX) anzurechnen.

Mehrwertsteuer

Der gesetzlich vorgeschriebene Mehrwertsteuersatz beträgt derzeit 7%.

 

Sie haben noch Fragen dazu?

Kontakt

Kontaktieren Sie uns unter:

Ansprechpartner: Michael Ewerling

Tel.: 030-474794-29 oder 0173-8647300

E-Mail: marketing@nbw.de

 

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  • Logos der Aktion Mensch, Transparente Zivilgesellschaft, Pankower Register
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