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Berechnungsbeispiel für das Digitalisieren von Akten

Kundenanforderungen

Menge: 200 Ordner mit 300 Seiten pro Ordner (Papierseiten bis zum Format DIN A3) mit jeweils 5 Register + 50 Pläne (Formate DIN A2 – DIN A0)

Zustand der Akten: sehr wenig vorbereitende Maßnahmen erforderlich (wenige Klammern und Kunststoffhüllen)

Auflösung (Scanqualität): 300 dpi in s/w

Weitere Bearbeitung:

  • Indexierung mit 1 Suchbegriff (je Register)
  • OCR (Texterkennung)
  • Datensicherung in Multi-PDFA-Format

Arbeitsschritte im Digitalisierungsprozess

Vorbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden zum scannen vorbereitet (entklammern, entheften, usw.).

Digitalisieren

Die Akten werden mit einer Auflösung von 300 dpi in s/w oder Farbe gescannt

Indexieren

Jede Akte hat 5 Register die entsprechend der jeweiligen Registerbezeichnung indexiert werden sollen.

Texterkennung

Es soll eine automatische Texterkennung (OCR) durchgeführt werden.

Datensicherung

Die Daten werden im Multi-PDF A-Format auf den gewünschten Datenträger (Beispiel Festplatte) gesichert.

Nachbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden nach dem scannen wieder in den ursprünglichen Zustand (ohne Klammern usw.) gebracht werden, d.h. Zurückheften in die Ordner.

Aktenvernichtung (Optional)

Nach Freigabe durch den Auftraggeber, werden die Akten mit der Sicherheitsstufe P3 (DIN 66399), unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes, vernichtet.

Transport

Der Transport der Unterlagen erfolgt durch den Auftragnehmer.

Preise

Pos.MengeEinheitArtikelEinzelpreis
Netto (Euro)
Gesamtpreis
Netto (Euro)
Gesamtauftragsvolumen3.590,00
160.000BlattVorbereitende MaßnahmenInkl.Inkl.
260.000SeitenDigitalisieren von Papierdokumenten
(bis Format DIN A3)
0,0452.700,00
350SeitenDigitalisieren von Papierdokumenten
(Format größer A3 bis DIN A0)
3,50175,00
41.000StückIndexierung mit 1 Suchbegriff0,0330,00
560.000SeitenOCR (Texterkennung) und
Sicherung im PDFA-Format
0,01600,00
61StückDatenträger (Festplatte)*TagespreisTagespreis
760.000BlattNachbereitende Maßnahmen
(Wiederherstellung der Ordner)
Inkl.Inkl.
81Pausch.Transport der Unterlagen
(1 Tour innerhalb von Berlin)
Inkl.Inkl.
9500kgOptional: Aktenvernichtung0,1785,00

*Die Festplatte kann auch gerne vom Kunden zur Verfügung gestellt werden

 

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