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Berechnungsbeispiel für das Digitalisieren von Akten

Kundenanforderungen

Menge: 200 Ordner mit 300 Seiten pro Ordner (Papierseiten bis zum Format DIN A3) mit jeweils 5 Register

Zustand der Akten: sehr wenig vorbereitende Maßnahmen erforderlich (wenige Klammern und Kunststoffhüllen)

Auflösung (Scanqualität): 300 dpi in s/w

Weitere Bearbeitung:

  • Indexierung mit 1 Suchbegriff (je Register)
  • OCR (Texterkennung)
  • Datensicherung in Multi-PDFA-Format

Arbeitsschritte im Digitalisierungsprozess

Vorbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden zum scannen vorbereitet (entklammern, entheften, usw.).

Digitalisieren

Die Akten werden mit einer Auflösung von 300 dpi in s/w gescannt

Indexieren

Jede Akte hat 5 Register die entsprechend der jeweiligen Registerbezeichnung indexiert werden sollen.

Texterkennung

Es soll eine automatische Texterkennung (OCR) durchgeführt werden.

Datensicherung

Die Daten werden im Multi-PDF A-Format auf den gewünschten Datenträger (Beispiel Festplatte) gesichert.

Nachbereitende Maßnahmen

Die Unterlagen werden nach dem scannen wieder in den ursprünglichen Zustand (ohne Klammern usw.) gebracht werden, d.h. Zurückheften in die Ordner.

Aktenvernichtung (Optional)

Nach Freigabe durch den Auftraggeber, werden die Akten mit der Sicherheitsstufe P3 (DIN 66399), unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes, vernichtet.

Transport

Der Transport der Unterlagen erfolgt durch den Auftragnehmer.

Preise

Pos.

Menge

Einheit

Artikel

Einzelpreis

Netto (Euro)

Gesamtpreis

Netto

(Euro)

1

60.000

Blatt

Vorbereitende Maßnahmen

Inkl.

Inkl.

2

60.000

Seiten

Digitalisieren von Papierdokumenten (bis Format DIN A3)

0,045

2.700,00

3

1.000

Stück

Indexierung mit 1 Suchbegriff

0,03

30,00

4

60.000

Seiten

OCR (Texterkennung) und Umwandlung in PDFA-Format

0,01

600,00

5

1

Stück

Datenträger (Festplatte)

Tagespreis*

Tagespreis*

6

60.000

Blatt

Nachbereitende Maßnahmen Wiederherstellung der Ordner

Inkl.

Inkl.

7

1

Pausch.

Transport der Unterlagen (1 Tour innerhalb von Berlin)

Inkl.

Inkl.

8

500

Kg

Optional Aktenvernichtung

0,17

85,00

Gesamtauftragsvolumen:

3.415,00

*Die Festplatte kann auch gerne vom Kunden zur Verfügung gestellt werden

 

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